Tips voor aanschaf van projectsoftware

TIPS VOOR AANSCHAF PROJECTSOFTWARE

Op onze pagina software staat een uitgebreid overzicht van pakketten die voor het managen van projecten te koop zijn. Hieronder hebben we een aantal tips geplaatst voor de aanschaf van projectmanagement software. We willen deze lijst graag verder uitbouwen. Als we een mooi overzicht hebben zal de lijst ook geplaatst worden op een nieuw te bouwen website: projectsoftware.tips (NB: staat nu nog doorverwezen naar ikdoeprojecten.nl). Dus jouw tip willen we graag onder de aandacht van collega's brengen, met uiteraard jouw naam erbij. 

Tip 1: Betrek degenen die ermee gaan werken bij de selectie.

Het succes van projectmanagement-software zit in het gebruik ervan; levert het tijdwinst of betere informatie voor de verschillende managers en stuurgroepen? Zijn alle eisen en wensen van die betrokkenen goed in beeld gebracht, is goed in beeld welke processen in scope zijn van deze verandering? En zijn al die personen ook daadwerkelijk betrokken bij de uiteindelijke keuze? Een transparant keuzemodel met alle criteria duidelijk in beeld helpt daar enorm bij.

Jan Bloem is initiatiefnemer van Psolutions.nl

Tip 2: Schaf software aan die bij de volwassenheid van de organisatie past.

Maak de keuze voor een pakket afhankelijk van de ervaring van de projectmanagers, de standaardisering van de werkwijze e.d.  Voor een volwassen organisatie is Excel al snel niet goed genoeg. Voor een organisatie die nog weinig ervaring met projectmanagement heeft zijn de mooie geïntegreerde PPM-systemen een forse investering die zich niet snel terugverdient.

NB: houdt er rekening mee dat het professionaliseren van een organisatie een paar jaar vergt; wie weet wat je dan voor functionele en technische eisen hebt.

Remco Reitsma, eigenaar ProDoro.nl

Tip 3: Houd het zo simpel mogelijk.

Onderdruk de neiging om meteen zo veel mogelijk in het pakket te willen hebben. Neem je groeipad mee in je overwegingen, maar begin klein en, vooral, gebruikersvriendelijk. Het pakket is er voor de gebruikers, niet andersom.

Dennis van der Spoel, eigenaar van Prodesto.nl

Tip 4: Kijk eerst wat jullie al aan functionaliteit in huis hebben.

Het is verstandig om te kijken welke software je als organisatie al in huis hebt. Wellicht beschikken jullie al over een softwarepakket dat al geschikte functionaliteit biedt, zoals een intranet-oplossing om als projectteam te communiceren; of een document management systeem om ook projectdocumenten te delen; of een financieel systeem met de mogelijkheid om tijd te registeren.

Remco Reitsma, eigenaar ProDoro.nl 

Tip 5: Onderzoek wat voor software in jullie systeemlandschap past.

Onderzoek eerst wat de randvoorwaarden zijn waaraan het nieuwe softwarepakket moet voldoen. Binnen grotere organisaties zal veelal een ICT-architect overzicht houden op de software die wel of niet past binnen het bestaande en gewenste systeemlandschap. Wil men bijvoorbeeld alles op LINUX, of ambieert men juist een Microsoft omgeving?  En in hoeverre zijn er interfaces nodig met bestaande financiële, HR, of andere systemen?

Remco Reitsma, eigenaar ProDoro.nl

Tip 6: Bedenk tijdig oplossingen voor de 'mis-fit' onderwerpen in functionaliteit.

Leveranciers van softwaretools belichten in hun enthousiasme vooral de positieve aspecten van hun systeem voor een organisatie, daar is de 'fit' immers het grootste. Aan de gebruikersorganisatie is de uitdaging om oplossingen te vinden voor de 'mis-fit', die vaak pas in de implementatie naar voren komen 

Jan Bloem is initiatiefnemer van Psolutions.nl

Tip 7: Ga niet uit van de maximaal wenselijke informatiebehoefte (functionaliteit) maar van de minimaal benodigde informatie​.

Mensen hebben in de loop van jaren hun eigen informatiewereld opgebouwd en kunnen vaak moeilijk afscheid nemen van hun 'kindjes'. Daardoor blijven allerlei lijstjes in leven die in de praktijk niet echt meer nodig zijn. Door organisatieveranderingen verandert de informatiebehoefte, en de oude rapporten en systemen bevatten daardoor veel overtollige data.

Jan Bloem is initiatiefnemer van Psolutions.nl

Tip 8: Gebruik onafhankelijke bronnen om tot een goede keuze te komen ...

Jan Bloem is initiatiefnemer van Psolutions.nl

Tip 9: Knock-out criteria

Bedenk voor je begint aan een software selectietraject eerst een beperkt aantal echte knock-out criteria en communiceer deze bij de eerste gelegenheid aan potentiële leveranciers. Dat bespaart je verderop veel werk. Anders heb je meteen een lange lijst van potentiële leveranciers die je moet bestuderen.

Dennis van der Spoel, eigenaar van Prodesto.nl

Tip 10: Bezoek referenties

Vraag de preferente leverancier om referenties en bezoek deze ook echt. Daar word je veel wijzer van.

Dennis van der Spoel, eigenaar van Prodesto.nl 

Tip 11: Behandel het als een organisatieverandering

Benader het uitrollen van projectsoftware niet als een technische excercitie maar als een organisatieverandering.

John van Rouwendaal - ConQuaestor

Deze tips kan je ook vinden op onze site projectsoftware.tips.

Nog meer tips voor het selecteren van projectsoftware vind je op:

Computable (2012): 11 keuzetips bij projectmanagement software (bron: CIO.com)

Opmerking

Je moet lid zijn van ikdoeprojecten om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van ikdoeprojecten

Tools voor projecten



Video's

  • Video's toevoegen
  • Alles weergeven

Contact

Voor vragen, opmerkingen of suggesties: info@ikdoeprojecten.nl

Remco Reitsma,
Communitymanager

© 2017   Gemaakt door Remco Reitsma.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden